In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. We maken in deze privacyverklaring helder welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gebruiken, hoe lang wij deze bewaren en met wie wij deze gegevens delen. We leggen je ook uit hoe je jouw gegevens kunt inzien, wijzigen of verwijderen. We vinden het belangrijk dat jij hier goed van op de hoogte bent en raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.
Bedrijfsgegevens
Bedrijfsnaam: Akkolade BV
KVK: 60133023
Adres: Prins Willem Alexanderlaan 705
Postcode: 7311 ST
Plaats: Apeldoorn
Telefoon: 055-8434921
E-mailadres: welkom@akkolade.org
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens, de verwerking te beperken en, voor zover wettelijk van toepassing, je gegevens over te laten dragen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar welkom@akkolade.org of naar de betrokken medewerker van de procedure. Akkolade BV zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op jouw verzoek reageren. Wanneer de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze toestemming altijd weer intrekken.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Akkolade BV verwerkt persoonsgegevens over jou omdat je gebruik maakt van de dienstverlening van Akkolade BV, solliciteert op een vacature, contact opneemt met Akkolade BV, gebruik maakt van de website van Akkolade BV of omdat je deze gegevens zelf aan Akkolade BV verstrekt. Akkolade BV verwerkt deze persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een sollicitatieprocedure, een overeenkomst of de dienstverlening van Akkolade BV, omdat Akkolade BV daartoe wettelijk verplicht is, omdat Akkolade BV daar een gerechtvaardigd belang bij heeft of omdat jij daarvoor toestemming hebt gegeven. Hieronder staat een overzicht van de persoonsgegevens die Akkolade BV verwerkt en voor welke doeleinden Akkolade BV deze gegevens gebruikt.
Voor- en achternaam:
Bij een sollicitatie, contactaanvraag of procedure hebben wij jouw naam nodig zodat wij weten met wie wij contact hebben en jouw gegevens correct kunnen verwerken.
Telefoonnummer:
Bij een sollicitatie of contactaanvraag gebruiken wij jouw telefoonnummer om contact met je op te nemen, een telefonische verkenning te plannen en de procedure verder te begeleiden.
E-mailadres:
Het e-mailadres gebruiken wij om contact met jou te leggen, afspraken te bevestigen en informatie over de procedure met je te delen.
Curriculum Vitae:
Bij een sollicitatie op een vacature ontvangen wij vaak jouw Curriculum Vitae. Deze gegevens gebruiken wij om jouw werkervaring, achtergrond en geschiktheid voor een functie te beoordelen.
Indeed Apply en Indeed-profiel:
Wanneer je solliciteert via Indeed Apply of wanneer jouw profiel via Indeed bij ons binnenkomt, verwerken wij de gegevens die via Indeed met ons worden gedeeld om jouw sollicitatie of geschiktheid voor een vacature te beoordelen. Voor de verwerking van gegevens binnen het platform van Indeed gelden daarnaast ook het privacybeleid en de voorwaarden van Indeed zelf.
Telefonische verkenning en korte voorselectie:
In het kader van onze dienstverlening binnen Recruitment Process Outsourcing, ook wel RPO, kan een medewerker van Akkolade BV telefonisch contact met je opnemen voor een korte verkenning. Tijdens dit gesprek bespreken wij onder meer jouw motivatie, beschikbaarheid, wensen en een eerste indruk van jouw aansluiting op de functie of organisatie. Van dit gesprek kan een korte samenvatting worden gemaakt. Deze samenvatting gebruiken wij uitsluitend in het kader van de procedure voor de betrokken opdrachtgever.
Gegevens over jouw activiteiten op onze website:
Met Cookiebot en de tools waarvoor toestemming is gegeven via onze cookiebanner verzamelen wij gegevens over jouw gebruik van onze website. Denk hierbij aan bezochte pagina’s, klikgedrag, duur van het bezoek, browserinformatie, apparaattype, IP-adres en cookiegegevens. Deze gegevens gebruiken wij om onze website goed te laten functioneren, om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om onze website, content en campagnes te verbeteren.
Internetbrowser en apparaat type:
Via de tools die op onze website actief zijn, kunnen wij ook gegevens verwerken over welke internetbrowser en welk apparaat je gebruikt. Deze gegevens gebruiken wij om onze website technisch te verbeteren en beter af te stemmen op bezoekers.
AI en geanonimiseerde gegevens:
Akkolade BV kan gebruik maken van technologieën die ondersteunen bij analyse, samenvatting of kwaliteitsverbetering van interne processen. Waar mogelijk worden gegevens voorafgaand aan verwerking geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Akkolade BV verstrekt geen volledige onbewerkte cv’s met direct identificerende persoonsgegevens aan externe AI-systemen, tenzij dit noodzakelijk is, passend is binnen de wet en met passende waarborgen gebeurt.
Akkolade BV gebruikt deze technologieën uitsluitend ter ondersteuning van interne processen en besluitvorming. Er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft voor kandidaten. Beslissingen worden altijd beoordeeld door een medewerker van Akkolade BV.
Inzet van AI bij selectie en interne processen
Akkolade BV gebruikt AI-tools voor het screenen van CV's tegen vacature-eisen, het opstellen van match-scores en het samenvatten van interne gespreksaantekeningen. Wanneer je via onze website solliciteert, start deze AI-analyse automatisch als onderdeel van de sollicitatieprocedure. De grondslag voor deze verwerking is uitvoering van precontractuele maatregelen op jouw verzoek (artikel 6 lid 1b AVG). Door te solliciteren vraag je ons jouw geschiktheid voor de vacature te beoordelen; de AI-screening maakt daar deel van uit.
Wil je dat jouw sollicitatie zonder inzet van AI-tools wordt beoordeeld, neem dan rechtstreeks contact op via welkom@akkolade.org in plaats van via het sollicitatieformulier. We beoordelen jouw sollicitatie dan handmatig. Voordat gegevens aan een AI-systeem worden aangeboden, verwijderen wij direct identificerende velden zoals naam, contactgegevens en geboortedatum. We pseudonimiseren de gegevens; volledige anonimisering van een CV is in de praktijk niet haalbaar zonder de inhoud onbruikbaar te maken. De gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens en vallen onder de AVG. Een deel van de AI-leveranciers waarmee wij werken is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. De doorgifte vindt plaats op basis van Standard Contractual Clauses en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework. Contractueel is vastgelegd dat jouw gegevens niet worden gebruikt om de AI-modellen van deze leveranciers te trainen en niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwerking. Er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor kandidaten heeft (artikel 22 AVG).
AI-uitkomsten zijn ondersteunend; een recruiter beoordeelt zelfstandig en inhoudelijk of een kandidaat geschikt is en wordt voorgesteld aan een opdrachtgever. Match-scores en AI-samenvattingen worden niet langer bewaard dan de bijbehorende kandidaatgegevens. Akkolade BV monitort de ontwikkelingen rondom de Europese AI Verordening (AI Act) en treft, waar nodig, aanvullende maatregelen voor systemen die als hoog-risico worden aangemerkt.
In kaart brengen websitebezoek
Akkolade BV gebruikt functionele, analytische en marketingcookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Akkolade BV maakt gebruik van Cookiebot om toestemming voor cookies en vergelijkbare technieken te beheren. Bij jouw eerste bezoek aan onze website informeren wij je via Cookiebot over het gebruik van cookies en kun je jouw voorkeuren instellen. Voor zover toestemming wettelijk verplicht is, plaatsen wij analytische en marketingcookies pas nadat jij hiervoor toestemming hebt gegeven.
De functionele cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Daarnaast gebruiken wij, na toestemming waar nodig, cookies en vergelijkbare technieken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, om content en campagnes te analyseren en om onze website te verbeteren. Hiervoor kunnen wij gebruik maken van tools zoals Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo en Meta. Je kunt je cookievoorkeuren altijd aanpassen via de cookie-instellingen op de website. Daarnaast kun je via de instellingen van jouw browser eerder opgeslagen cookies verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en of dienstverlening heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. We kunnen echter niet altijd controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonsgegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via welkom@akkolade.org, dan zullen wij deze informatie beoordelen en waar nodig verwijderen.
Akkolade BV heeft daarnaast niet de bedoeling om meer persoonsgegevens te verwerken dan noodzakelijk is voor de procedure of dienstverlening. Als een kandidaat uit eigen beweging extra of gevoelige informatie met ons deelt, zullen wij daar terughoudend mee omgaan en deze alleen verwerken voor zover dat noodzakelijk is en daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Hoe lang we gegevens bewaren
Akkolade BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Gegevens van kandidaten die deelnemen aan een lopende sollicitatieprocedure of aan een lopend Recruitment Process Outsourcing project bewaren wij zolang dat nodig is voor de uitvoering van die procedure of dat project. Gegevens van kandidaten die niet worden voorgesteld, niet in procedure gaan of na afronding van een procedure of project niet verder worden meegenomen, bewaren wij in beginsel maximaal 4 weken, tenzij jij toestemming hebt gegeven om jouw gegevens langer te bewaren voor toekomstig contact of opname in ons netwerk.
Gegevens die met jouw toestemming worden opgenomen in een talentpool of netwerk bewaren wij maximaal 1 jaar. Voor afloop van deze termijn kunnen wij je vragen of je jouw gegevens nogmaals voor een nieuwe periode wilt laten bewaren. Wanneer je daarvoor geen toestemming geeft, verwijderen wij jouw gegevens. Gegevens die onderdeel uitmaken van een wettelijke administratie, overeenkomst of ander dossier bewaren wij conform de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen.
Je hebt te allen tijde het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt hiervoor contact opnemen via welkom@akkolade.org. Akkolade BV reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand op jouw verzoek.
Delen met anderen
Akkolade BV verstrekt jouw persoonsgegevens niet zomaar aan derden. In het kader van Recruitment Process Outsourcing en andere recruitmentdiensten deelt Akkolade BV alleen persoonsgegevens van kandidaten die na een eerste beoordeling passend en geschikt worden geacht voor de betreffende procedure. Het gaat daarbij uitsluitend om gegevens die relevant zijn voor de beoordeling van jouw profiel en de voortgang van de procedure, zoals jouw Curriculum Vitae, Indeed-profiel en een korte samenvatting van de telefonische voorselectie. Voordat wij jou voorstellen aan een opdrachtgever, vraagt de betrokken recruiter hiervoor jouw toestemming.
Akkolade BV kan daarnaast gebruik maken van partijen die in opdracht van Akkolade BV diensten verlenen, zoals hostingpartijen, softwareleveranciers, website- en ontwikkelpartijen, analytische dienstverleners en andere verwerkers. Met deze partijen worden, waar nodig, afspraken gemaakt over een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Akkolade BV verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden.
Beveiliging
Akkolade BV neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Bij het bepalen van deze maatregelen houdt Akkolade BV rekening met de aard van de gegevens, de risico’s van de verwerking en de stand van de techniek. Hoewel Akkolade BV passende maatregelen neemt om gegevens te beschermen, kan niet in alle gevallen volledige beveiliging of volledige onomkeerbaarheid van anonimisering worden gegarandeerd.
Akkolade BV beoordeelt haar maatregelen periodiek en past deze waar nodig aan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via welkom@akkolade.org of via 055-8434921.
Datalekken
Indien zich een datalek voordoet dat betrekking heeft op persoonsgegevens die door Akkolade BV worden verwerkt, zal Akkolade BV dit incident beoordelen en, indien wettelijk vereist, melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en waar nodig aan de betrokkenen. Akkolade BV werkt daarbij samen met haar verwerkers en andere betrokken partijen op basis van contractuele afspraken, waaronder afspraken over tijdige signalering en melding.
Klachten
Als je een klacht hebt over de manier waarop Akkolade BV met jouw persoonsgegevens omgaat, kun je contact opnemen via welkom@akkolade.org. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Akkolade BV kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
