We hebben al een recruiter. Wanneer schakel je dan alsnog iemand in?

Als je eigen recruitmentteam draait, hoef je niets uit te besteden. Behalve op de plekken waar het al maanden niet lukt, want daar is bijna nooit de kwaliteit van je recruiter het probleem, maar de hoeveelheid vacatures die tegelijk op zijn bordje ligt. Dat is een capaciteitsvraag, geen kwaliteitsvraag, en die twee worden constant door elkaar gehaald.

In dit artikel: wanneer je het gewoon zelf moet doen, aan welke signalen je ziet dat het vastloopt, en wat je dan precies wel en niet uitbesteedt. 

Eerst: wanneer je het zelf moet houden

Er zijn genoeg situaties waarin een externe partij niets toevoegt. Vacatures waar je genoeg reacties op krijgt. Functies waar je eigen netwerk en je interne doorstroom het werk doen. Locaties met een sterke reputatie in de regio, waar mensen uit zichzelf solliciteren. Openingen waar de doorlooptijd binnen de perken blijft. Ter referentie: een vacature vervullen duurt in Nederland gemiddeld 42 dagen, en de beste 25 procent van de organisaties doet het in 28 dagen of minder. Zit je daar in de buurt, dan is er niets aan de hand en kost uitbesteden je alleen geld. 

Vier signalen dat het niet aan je recruiter ligt

1.Te veel vacatures per recruiter.

Een gemiddelde corporate recruiter heeft dertien vacatures tegelijk in portefeuille. Recruiters die aantoonbaar sneller en beter leveren, hebben er zeven. Bijna de helft. Dat cijfer verklaart meer dan alle evaluatiegesprekken bij elkaar. Met dertien vacatures tegelijk doe je ze allemaal half, en dan blijven precies de moeilijkste liggen. Niet omdat ze te lastig zijn, maar omdat de makkelijke sneller resultaat opleveren en dus voorrang krijgen. Dat is geen verwijt, dat is hoe iedereen werkt onder druk.

2. Dezelfde locatie blijft terugkomen. 

Als je meet per locatie in plaats van per organisatie, zie je vaak dat één of twee plekken de hele statistiek omlaagtrekken. Daar zit een reden achter: bereikbaarheid, een roosterstructuur, een imago in de regio, een doelgroep die je met standaardwerving niet raakt. Die reden los je niet op met meer inspanning van dezelfde soort.

3. Er komen wel reacties, maar niet de juiste.

Dan is er geen zichtbaarheidsprobleem maar een aansluitingsprobleem. De vacature bereikt mensen, alleen niet de mensen voor wie deze plek echt past. Dat kost je recruiter bovendien extra uren, want elke ongeschikte reactie moet toch worden bekeken en beantwoord.

4. Het lukt structureel niet, en dat is niet alleen bij jullie zo.

In sectoren als zorg en IT blijft de vervullingsratio structureel achter bij het Nederlandse gemiddelde van 82 procent, soms zelfs onder de 60 procent. UWV telde eind 2025 zo'n 55.500 openstaande vacatures in zorg en welzijn. Als vier op de tien vacatures in je sector nooit vervuld raakt, is het nogal onredelijk om dat als prestatie van één persoon te zien.

Wat je uitbesteedt en wat niet 

Dit is waar het meestal misgaat in het gesprek. "Uitbesteden" klinkt als het hele recruitmentproces weggeven, en dat is niet wat er nodig is. Wij nemen de vacatures over die blijven staan, niet je recruitmentproces. Concreet betekent dat: één of een paar functieprofielen op één of een paar locaties, met een eigen campagne en eigen voorselectie, terwijl je eigen team gewoon doorgaat met alle andere vacatures. Dat heeft twee effecten. Je krijgt beweging op de plekken waar het vastzit, en je recruiter houdt uren over voor de vacatures waar zij of hij wel doorheen komt. Met minder vacatures in portefeuille gaat de kwaliteit op die resterende vacatures omhoog. Je haalt dus niet alleen iets weg, je geeft ook iets terug. 

Het gesprek dat je met je recruiter moet voeren

Dit ligt gevoelig, en terecht. Een externe partij inschakelen voelt al snel als een oordeel over iemands werk. Voer dat gesprek dus niet over prestatie maar over verdeling. Leg de cijfers op tafel: hoeveel vacatures liggen er nu, welke staan er het langst open, en hoeveel uur per week is er realistisch beschikbaar per vacature. In de meeste gevallen ziet je recruiter dan als eerste dat het niet uitkomt. 

Wat wij in de praktijk zien: recruitmentteams zijn meestal opgelucht als de twee onmogelijke plekken van hun lijst gaan. Niet omdat ze het niet kunnen, maar omdat ze eindelijk toekomen aan de rest. 

En als we al een bureau hebben?

Dat is een andere vraag. Een werving- en selectiebureau levert kandidaten aan tegen een fee, meestal 20 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris. Dat werkt op functies waar wel aanbod is. Op een vacature die al maanden openstaat, werkt het vaak niet, om een simpele reden: er is geen aanbod om uit te putten. Dan moet er eerst iemand gemaakt worden die nu nog niet aan het zoeken is. Dat is campagnewerk, geen bemiddelingswerk. Daarom doen wij marketing, werving en selectie in één, en is dat ook de reden dat we er geen losse onderdelen uit halen. 

Hoe je de afweging maakt

Reken het door voor de plekken die vastzitten, niet voor je hele organisatie. Neem per vastzittende plek: wat kost de inhuur die daar nu draait per jaar, hoeveel uur van je eigen team gaat er al in zitten, en hoe lang staat het al zo. Zet dat naast wat een gerichte aanpak op die ene functie kost. In vrijwel alle gevallen valt de rekensom uit op de plekken die al het langst openstaan, juist omdat daar de meeste inhuur tegenover staat. Het gaat dus niet om de vraag of je recruitment moet uitbesteden. Het gaat om de vraag welke twee of drie plekken je eruit haalt. 

Lees ook
Wat kost het om één zorgvacature te vervullen?

Wat het oplevert op een plek waar het echt vastzit

Bij Leger des Heils Domus+ Batelaar stond het versterken van het vaste team centraal binnen een complexe zorgsetting. Samen met Akkolade en Johnson Marketing werd de werving projectmatig ingericht, met focus op inhoud, motivatie en teamfit. Zo ontstond meer grip op passende instroom en meer stabiliteit in de teams, met als doel de afhankelijkheid van externe inzet verder terug te dringen. 

Lees de case

Benieuwd welke plekken bij jullie het meeste kosten?

In de rekentool vul je per functie het aantal FTE en je uitzendtarief in. Je ziet direct wat loondienst per jaar zou schelen en hoe lang de terugverdientijd is. 

Plan een kennismaking

Veelgestelde vragen 

Hoeveel vacatures kan één recruiter aan?
Een gemiddelde corporate recruiter heeft er dertien tegelijk. Recruiters die aantoonbaar beter en sneller leveren, hebben er zeven.

Hoe lang duurt het gemiddeld om een vacature te vervullen?
In Nederland gemiddeld 42 dagen, de beste 25 procent doet het in 28 dagen of minder. In de zorg ligt dat op moeilijk vervulbare functies aanzienlijk hoger.

Wat kost een werving- en selectiebureau? 
Gangbaar 20 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris, gemiddeld rond de 22 procent.

Moet je je hele recruitment uitbesteden?
Nee. In de meeste gevallen gaat het om twee of drie functieprofielen op de locaties waar het vastzit, terwijl je eigen team de rest blijft doen.