Wat kost het om één zorgvacature te vervullen?

De gemiddelde cost per hire in Nederland ligt op 4.494 euro inclusief personeelskosten, gemeten over 109 organisaties door Intelligence Group en Werf&. In de zorg ligt dat hoger: in kraptesectoren als zorg, techniek en IT vallen wervingskosten 20 tot 40 procent hoger uit dan gemiddeld. Op een functie die al maanden openstaat, loopt het verder op.

Maar dat gemiddelde zegt weinig. Het bestaat grotendeels uit posten die de meeste organisaties niet meetellen, en het laat de grootste kostenpost volledig buiten beschouwing. Hieronder lopen we alle vijf de posten langs, zodat je voor je eigen organisatie een eerlijk bedrag kunt opbouwen.

1. Advertentie- en campagnekosten

Dit is de zichtbare post, en meestal de kleinste. Wat mensen vooral verrast, is hoe weinig zichtbaarheid je per vacature koopt zodra je het budget uitsmeert.

Een rekenvoorbeeld uit onze eigen campagnes. Bij een maandbudget van 4.500 euro, gespreid over alle dagen van de maand en verdeeld over doorgaans tien tot twintig gelijktijdige vacatureplaatsingen, kom je uit op ongeveer 150 euro per dag. Dat is 7,50 tot 15 euro per vacature per dag.

Met dat bedrag concurreer je om de aandacht van een verzorgende IG die misschien één keer in de twee jaar op een vacaturesite kijkt. Wie zijn budget over te veel vacatures tegelijk verdeelt, koopt op geen enkele plek genoeg zichtbaarheid en concludeert vervolgens dat adverteren niet werkt.

2. De uren van je eigen team

Deze post staat in bijna geen enkele berekening, terwijl hij vaak de grootste van de drie directe posten is. Reken mee:

• het opstellen en herschrijven van de vacaturetekst
• het doornemen van alle reacties, inclusief de ongeschikte
• bellen, plannen en herplannen van gesprekken
• de gespreksuren van de recruiter én van de manager op de locatie
• de administratie rond aanbod, contract en onboarding

Er is een reden waarom dit uit de hand loopt. Een gemiddelde corporate recruiter heeft dertien vacatures tegelijk in portefeuille, terwijl recruiters die aantoonbaar sneller en beter leveren er zeven hebben. Bijna de helft. Wie te veel vacatures tegelijk draagt, doet ze allemaal half, en juist de moeilijkste blijven dan liggen.

Vermenigvuldig de uren met een intern uurtarief en je hebt een bedrag dat de meeste mensen verrast.

3. Externe kosten

Een werving- en selectiebureau rekent gangbaar 20 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris als fee, gemiddeld rond de 22 procent. Dat is de post die het vaakst ter discussie staat in de directiekamer, terwijl hij zelden naast post 1, 2 en 4 wordt gelegd. Los bekeken lijkt hij hoog. In verhouding tot de andere posten valt dat vaak mee.

4. De kosten van de plek die leegstaat

Dit is de post die het hele plaatje omdraait, en de post die vrijwel nooit in een wervingsbudget terechtkomt.

Een onvervulde positie kost een organisatie 98 tot 500 euro per dag, afhankelijk van het functieniveau. In de zorg wordt dat gat bijna altijd gevuld met inhuur, en dan is het bedrag exact te berekenen.

Reken het door voor één functie, bij 1.872 contracturen per jaar:

De loonkosten in deze tabel zijn inclusief werkgeverslastenopslag van 46 procent, vakantie-uitkering van 8,33 procent, eindejaarsuitkering, pensioenpremie en sociale premies. De 1.872 uur staat gelijk aan een volledig dienstverband.

Bij drie functieprofielen en 16,5 FTE loopt het verschil op tot ruim zeven ton per jaar. Dat is geen extreem voorbeeld, dat is een gemiddelde locatie waar de bezetting structureel via inhuur wordt geregeld.

En dit is nog voorzichtig gerekend. De onregelmatigheidstoeslag zit meestal wel in het uitzendtarief, maar niet in de loonkosten die organisaties zelf aanleveren. Het werkelijke verschil ligt dus hoger dan hierboven staat, niet lager.

5. Wat er misgaat na de start

Een hire die binnen de proeftijd vertrekt, is geen hire. Alle kosten zijn gemaakt, het resultaat is nul, en de plek staat weer open.

In de zorg speelt daar iets bovenop. Het Nederlandse gemiddelde voor vervulde vacatures ligt rond de 82 procent, maar in sectoren als zorg en IT ligt die ratio structureel lager, soms onder de 60 procent. Vier op de tien vacatures wordt dus nooit vervuld. Alle kosten die daarin zijn gestopt, staan tegenover nul aannames.

Daarom sturen wij op de kosten per medewerker die na een jaar nog werkt, in plaats van op de prijs per aanname. Een stroom reacties is niet moeilijk te organiseren. Een stroom mensen die passen en blijven is iets anders, en daar zit ook de reden dat wij selectie meenemen in plaats van alleen de campagne.

Waarom de kosten per hire dalen naarmate je er meer doet

Een groot deel van de kosten is vast, ongeacht het aantal aannames. De arbeidsmarktanalyse, de doelgroepbepaling, het bouwen van de campagne, het beeldmateriaal, de inrichting van het selectieproces. Dat werk doe je één keer, of je nu één of tien mensen aanneemt.

In onze eigen trajecten zie je dat terug in de staffel. Bij een looptijd van vier maanden hoort een ondergrens van 2,5 FTE, bij zes maanden 4 FTE, bij acht maanden 6 FTE en bij twaalf maanden 10 FTE. De opstartkosten blijven gelijk. Elke volgende hire is dus goedkoper dan de vorige.

Dat is meteen het antwoord op de vraag waarom één losse vacature uitbesteden relatief duur voelt. Dat is het ook. Niet omdat het werk anders is, maar omdat dezelfde voorbereiding over één plek wordt verdeeld in plaats van over zes.

Hoe je hier grip op krijgt

Tel alle posten mee.
Zonder post 2 en 4 reken je jezelf rijk en stuur je op het verkeerde getal.

Meet tot de hire, niet tot de sollicitatie.
Reacties zijn geen resultaat. Het draait om de kwaliteit van de reacties.

Meet per functieprofiel en per locatie.
Vaak trekt één functie op één locatie de hele cost per hire van de organisatie omhoog, terwijl de rest prima loopt. Dat zie je alleen als je apart meet, en het verandert je aanpak volledig.

Zet het naast wat de plek nu kost.
De aandacht gaat meestal naar de prijs van de werving zelf, terwijl de echte rekening ligt bij de plek die te lang leeg blijft. De vraag is dus niet of werven duur is. De vraag is of het duurder is dan niets doen.

Van vacature naar formatie: hoe dat er in de praktijk uitziet

Bij Leger des Heils Goodwillcentra Amsterdam bleef de instroom van behandelprofessionals achter en liep de druk op de teams op. Door de werving projectmatig in te richten, met focus op teamfit, inhoud en balans per locatie, stond de behandelstaf binnen vier maanden volledig op formatie, zonder externe inzet. Manager behandelstaf Hannah den Dunnen vatte de uitgangssituatie kort samen: de vacatures stonden maandenlang open en de afdelingen stonden onder druk.

Lees de case

Wil je weten wat een openstaande plek jullie per maand kost?

Dat rekent zich sneller uit dan je denkt. In de rekentool vul je per functie het aantal FTE en je uitzendtarief in, en je ziet direct wat loondienst per jaar zou schelen en hoe lang de terugverdientijd is. Ik kijk zelf mee met elke berekening, dus als je er een maakt, neem ik hem graag met je door.

Link naar de rekentool

Veelgestelde vragen

Wat is een gemiddelde cost per hire in Nederland?
4.494 euro inclusief personeelskosten, gemeten over 109 organisaties. In de zorg ligt dat 20 tot 40 procent hoger door de krapte.

Welke kosten horen bij een cost per hire?
Advertentie- en campagnekosten, de uren van je eigen recruiters en managers, eventuele externe fees, de kosten van de plek zolang die openstaat, en de kosten van hires die binnen de proeftijd weer vertrekken.

Wat kost een vacature die openstaat?
Tussen 98 en 500 euro per dag, afhankelijk van het functieniveau. Wordt de plek met inhuur gevuld, dan is het bedrag exact te berekenen: het uitzendtarief maal het aantal uren.

Met hoeveel uren per jaar reken je bij een FTE?
Met 1.872 contracturen, gelijk aan een volledig dienstverband.