Hoe zag jouw afdeling in de zorg eruit de afgelopen zomer en hoe beperk je PNIL?

De zomerperiode is vaak een uitdagende periode in de zorg. Roosters zijn een heel gepuzzel, omdat veel zorgprofessionals op vakantie zijn. Daardoor is de inzet van externe krachten soms onvermijdelijk. Belangrijk om hier nú bij stil te staan: hoe zorg je ervoor dat je in het najaar met een stabiel en vast team vooruit kunt? In dit artikel kijken we terug op de zomer en geven we je tips om PNIL te voorkomen.

PNIL als tussenoplossing

PNIL is een snelle (tussen)oplossing om voldoende bezetting te houden. We merken dat dit vooral in de zomer – maar ook in andere rommelige periodes – vaak wordt ingezet. De beleidsregel is dat je maximaal 10% PNIL inzet zou willen binnen een organisatie om de piek en ziekte op te vangen binnen de teams. Bij sommige organisatie is PNIL inhuur hoger van 20% en dus volledig los van wat mogelijk is in een bedrijfsvoering.

Kortom: PNIL is een begrijpelijk zet, maar niet zonder risico’s. Externe krachten zijn namelijk vaak duur en missen soms net die kennis en binding van én met de afdeling die nodig is om soepel te kunnen werken.

Nu de zomer op zijn eind loopt, wordt het tijd om vooruit te kijken. Hoe zorg je ervoor dat je in vervolg met een vast en stabiel team aan de slag kunt, waarbij de inzet van zzp’ers alleen een aanvulling vormt.

Zo krijg je jouw personeelsplanning op orde

Je personeelsplanning op orde krijgen in drukke periodes is makkelijker gezegd dan gedaan. Vooral zónder de inzet van externe krachten. Toch zijn er een aantal belangrijke zaken waar je rekening mee kunt houden:

1. Evalueer uitgebreid
Begin met een evaluatie van de zomerperiode. Wat ging er goed en waar liep je tegenaan? Gebruik deze inzichten om je planning voor de komende maanden aan te passen. Probeer verder te kijken dan alleen de volgende maand. Denk vooruit en handel naar eventuele piekmomenten, zoals de feestdagen of ‘griepseizoenen’. Betrek ook vooral het zorgpersoneel erbij, zodat zij misschien zelf keuzes gaan maken m.b.t. verlof.

2. Investeer in vaste teams
Externe inhuur kan soms nodig zijn, maar je vaste team is de ruggengraat van je afdeling. Investeer in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling en zorg dat ze zich gehoord en gewaardeerd voelen. Regelmatige gesprekken, cursussen, teamuitjes of zelfs een simpel bedankje kunnen het verschil maken. Hoe meer betrokken je team is, hoe kleiner de kans dat ze uitvallen en hoe minder je afhankelijk bent van PNIL.

3. Flexibiliteit in de roosters
Probeer waar mogelijk meer flexibiliteit in je roosters te brengen. Vraag je team bijvoorbeeld waar hun voorkeuren liggen en speel daarop in. Soms kan een kleine aanpassing, zoals een ruil met een collega, net het verschil maken tussen tevreden medewerkers en onnodige uitval. Flexibiliteit kan ook betekenen dat je met een pool van parttimers werkt die kunnen bijspringen wanneer dat nodig is.

PNIL: een simpele rekensom

Naast de focus op vaste teams, is samenwerken met ons een aantrekkelijk verdienmodel voor zorginstellingen. Neem bijvoorbeeld het terugverdienen van investeringen in bemiddeling: Een gemiddeld verpleeghuis met 20 FTE aan openstaande vacatures huurt flexibel personeel in tegen jaarlijkse kosten van €1.000.000, wat neerkomt op €45.000 per FTE. Door onze gemiddelde ratio van 5 nieuwe medewerkers per jaar (oftewel 5 FTE), bedragen de kosten slechts €6.000 per FTE, wat een totale investering van €30.000 betekent. Met de inzet van Akkolade wordt het totale kostenplaatje als volgt berekend: €1.030.000. Maar door de besparing van €225.000 op jaarbasis in inhuurkosten, daalt dit bedrag naar €805.000. Resultaat: een besparing van 225.000 op jaarbasis.

Deze financiële winst vertegenwoordigt niet alleen groene cijfers, maar biedt ook de mogelijkheid voor zorginstellingen om extra te investeren. Met dank aan Akkolade kun je als zorgorganisatie niet alleen efficiënt omgaan met budgetten, maar ook impactvolle verbeteringen realiseren binnen de zorg, waarbij het zorggeld rechtstreeks naar de zorg gaat in plaats van naar externe uitzendbureaus.

Samen je zorgorganisatie verder helpen

Door nu – na een roerige zomer - strategisch te plannen en te investeren in je vaste team, zorg je voor meer rust en balans in je organisatie. Dat maakt iedereen sterker, verlaagt de werkdruk en is uiteindelijk positief voor de patiënten.

Als je hulp nodig hebt bij het vormen van vaste teams, helpen wij je bij Akkolade graag. In samenwerking met zusterorganisatie Johnson Marketing zetten we unieke strategieën in om PNIL te verminderen en aan vaste teams te bouwen. Dit deden we inmiddels al succesvol voor meer dan 10 zorgorganisaties.